Objectives
- process mapping의 중요성 인식
- “as is” and “to be” 차이점 이해
- process map symbols에 익숙해지기
System diagrams
graphical representation of system이다. 이는 함께 일하는 부분적인 그룹을 묶는다. 글로 표현하는 것보다 diagrams를 그리기 때문에 업무를 설명하기 좋다.
- describe business processes
- assess internal control procedures
- evaluate, design, or change IS.
process map
cross-functional flowcharts 또는 swim lane diagrams이라고도 한다.
- inputs, outputs, activities, and decision points를 단계적 절차를 효과적으로 전달한다.
- business process 를 analyze, design, improve하는데 주로 사용된다.
- SD 기술은 프로세스를 활동의 과정으로 나누고 역할을 확인 한다.
- role: 프로세스 활동에 책임이 있으며, customer같은 external entity가 될 수 있다.
- process map은 무엇이, 언제, 어디서 일어나는지, 누가 무엇을 하는지, input과 output이 어떻게 다루어지는지를 나타낸다. 또한 읽는 이로 하여금 프로세스가 현재 어떻게 operating 되는지 이해시키고, 어떻게 프로세스가 개선되는지 생각할 수 있게 한다.
- As-is process map : 존재하는 프로세스들을 매핑하는 시작점에서 사용됨
- To-be process map : 더 효율적인, redesign된 프로세스의 시각화
Benefits of process mapping
- as -is 비즈니스 프로세스를 정의하고 to-be 프로세스로 전환하는 데 필요한 changes necessary를 명확히 한다.
- as-is 방법이 적정한지 결정하고 to-be프로세스를 위한 새로운 성과 측정법을 개발할 수 있다.
- 책임소재를 명확히 하고, 프로세스의 요점을 파악하며 upstream and downstream 활동에 미치는 영향 파악
- Highlighting workflow inefficiencies such as bottlenecks.
- Understanding where internal controls.
- Orienting and training employees.
Gathering information for the preocess map
- Self-generate method (자가생성)
- preparer가 process를 알고 있을 때 사용
- 그려서 아는 사람한테 물어봐
- One-to-one interview method (일대일 면접)
- 각자 순서대로 인터뷰한 후 배포되므로 completeness 검토 가능
- Group interview method (그룹면접)
- 프로세스 맵에 대한 ownership늘려야 함. 모두가 프로세스에 동의할 때, 결과는 더 정확해짐.
Process Mapping roles
프로세스 매핑은 팀에서 실제적으로 프로세스들을 수행하는 사람이 한다. 5-6명의 작은 팀으로, 프로세스 매핑과 ERP 시스템에 익숙한 사람들로 구성된다.
- process map facilitator: promotes and focuses the discussions.
- process owner: maintains responsibility for the proper completion of process steps.
- subject matter expert: knows the process intimately provide knowledge.
- process implementer: executes recommendations and implements changes.
- process evaluator: tests the “to be” process and helps determine new metrics for its evaluation.
Steps for drawing process maps
- 매핑하는 정확한 목적을 가지고 participating에 설명
- 프로세스의 scope 확인
- 표시할 level of detail 에 대해 합의
- 프로세스에 참여하는 역할을 결정 - 이 역할은 bands(swim lanes)로 표시
- swim lane: 프로세스 맵의 각 단계에 누가 책임을 지는지 activities들을 그룹별로 정리.
- 프로세스의 시작을 나타내는 trigger를 확인
- 트리거는 first swim lane에 있어야 함
- 프로세스 맵을 정리하고 activies를 옮긴다. (예쁘게)
- enter, inspect, input등 active verb 사용 for activity description
- 활동에서 완전히 분리되었거나 관련없는 단계를 combine 금지
- data, information, flow line 등에 설명 작성
- decision synbol사용하여 yes no 표시
- 어떤 시스템이 프로세스를 서포트하는지 정보를 포함(캡쳐)
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