ERP system - CH5

objective

• organization’s readiness for ERP 의 요소

• planning stage of the ERP like cycle 단계에서 수행되는 활동

• various cost of an system

• the package selection stage of the ERP life cycle 단계에서 수행되는 활동

 

introduction

• ERP life cycle stagesplanning
  • ERP 시스템은 기업이 할 수 있는 가장 비싼 투자 중 하나
  • SW licensing, hardware, IT infrastructure, implementation costs, maintenance를 포함
  • 투자의 사이즈와 연관된 리스크를 고려할 때, 적절한 계획이 필수적임
  • poor planning은 기회를 놓쳐 costly mistake, even failure

다음:

• package selection

• Implementation 다음 챕터에서 다룸

• operation & maintenance 다음 챕터에서 다룸
•  

Organizational readiness for ERP

• 가장 먼저 해야 하는 것은 회사가 ERP implementation 을 할 준비가 되었는지 결정하는 것.
  • Is this the right time for change? 만약 회사가 staff layoffs로 인한 turmoil을 withstood 하는 상태라면 질문에 대한 답변은 NO
  • business unit이 각각의 독자적인 비즈니스 프로세스를 가지고 있다면 ERP implementation은 보다 위험할 것이고, 오래 걸릴 것이다.
  • executive leadership가 initiatives를 강하게 지지하지 않으면 보다 어려울 것이다.
  • 그 프로젝트에 대해 오픈된 문화인지 확인할 필요가 있다.

 

project team

계획을 시작하기 전에, executive leaders는 프로젝트 팀을 임명해야 한다. 프로젝트 팀은 implementation과 관련된 모든 중요한 결정을 할 수 있는 discretion(재량권)이 주어져야 한다. 프로젝트 팀에는 key process owners, end users, managers, IT people, executives, and consultants가 포함된다.

 

팀원으로는 가장 knowledgeable employees를 임명해야 한다. 다음과 같은 질문을 고려하자

• 비즈니스나 도메인의 다양한 부분을 이해하는가?

• 조직적이고 절차적인 변화를 포용하려는 willingness를 표현하는가?

• 다른이를 긍정적인 방향으로 영향주는가?

• 회사 안팍으로 다른이들과 조화롭게 어울리는가?

• 무언가를 알아내는 더 나은 방법을 찾는 사람인가?

 

팀 구성

• project manager (pm)
  • PM의 선택은 성패 여부에 critical
  • 그날 그날을 관리하는데 책임이 있음
  • technolody와 business processes를 모두 이해
  • ERP가 비즈니스 전반에 미치는 영향에 대한 지식을 가짐
  • as-is 상태에서 to-be 상태로 스무스하게 능숙하게 바꿈

• program manager
  • ERP 프로젝트를 담당하는 사람
  • overall project governance에 책임이 있음
  • functional, operational 측면을 책임짐

• executive sponsor and steering committee
  • executive sponsor(such as CEO)가 지지하고 자원을 distribute한다
  • implementation하는 관리를 위임한다
  • steering committee(운영 위원회) 를 구성한다.
  • steering committee(운영위원회)는 프로젝트에 대한 최상위의 의사결정권을 제공한다.
  • steering committee(운영위원회)는 top management(최고 경영자), senior consultants(시니어 컨설턴트), project managers(PM) and program manager로 구성된다.

• project charter (프로젝트 헌장)
  • 프로젝트의 scope, objectives, participants에 대한 high-level statement(개략적인 설명)으로, 다음의 것들을 포괄한다.
  • project objectives (프로젝트 목표)
  • business case (비즈니스 사례)
  • stakeholders (이해관계자)
  • 어떻게 프로젝트가 organizaed 또는 conducted되는지에 대한 설명
    • 여기에는 start and end time, budget information, final deliverables포함

• scope statement (범위 기술서)
  • project charter 다음에 쓰여진다. 이것은 프로젝트에 무엇이 포함되는지 세부사항을 제공한다. details :
    • ERP products
    • business process
    • deployment sites
    • technical architecture
    • project management methodology
    • key milestones와 deliverables (중요한 이정표와 성과물)
  • ERP projects의 스케쥴과 예산을 늘리는 것은 scope creep이다.
    • *scope creep이란 프로젝트가 진행되는 중에 원래의 목표보다 확장되는 것을 말한다.
  • 따라서 scope management가 필요하다.
    • *scope management이란 무엇이 포함되고 무엇이 포함되지 않는지 정의하고 통제하는 것
  • Scope에 대한 어떠한 change request건 steering committee에 rigorous한 change control을 거쳐야 함.
    • *change request란 조직의 시스템 변경에 대한 요구사항

business case

조직은 ERP 시스템을 실행한다. 왜? 그들은 cost reduction과 같은 이익을 실현하길 바란다! 그러나 business case와 그 세부사항이 정의되지 않으면 이익은 얻을 수 없다.

• business case와 detailed business case는 business case rationales에 기반한다.
  • business case: ERP시스템과 기대이익에 대한 비즈니스 요구
  • business case rationales : high-level reasons - 왜 회사가 ERP implement에 undertake 했는지

erp benefits

ERP benefits에 대한 기본적인 방법론은 planning process 단계의 초기에서의baseline measurements(inventory turnover재고 회전률), (order-to-cash cycle time주문과 현금 대기시간)을 projected measurements와 비교한 후 차이를 계산해 내는 것.

• 이러한 quantifiable measurements을 business metric이라고 한다.
  • Business metrics: A collection of metrics that quantitatively measure ERP effectiveness
  • characteristics of a metric :
    • measurable (측정가능)
    • easy to calculate (계산 용이)
    • timely (시기 적절)
    • repeatable (반복 가능)
    • insightful(통찰력)
    • controllable(제어가능)

erp costs

ERP 시스템의 비용은 total cost of ownership의 맥락에서 봐야한다. total cost of ownership(tco)란 system’s life cycle 동안 발생할 수 있는 총 비용을 말한다.

• ERP 시스템의 price tag는 다음에 기반한다.
  • end user 수 ( 그리고 respective license type)
  • 배포되는 vendor tier(1티어 SW는 보통 젤 비쌈)
  • project scope(얼마나 많은 비즈니스 유닛들이 영향을 받는가, 어떤 모듈이 배포되는가)

 

• SW license costsERP SW를 구입하는 데는 사용을 관리하는 licensing expenses가 포함된다.
  • Named user licensing(=per-seat licensing): 사람 수대로 요금 지불
  • Heavy user licensing: 기능적으로 많이 사용함에 따라 요금 지불
  • Casual user licensing: 보고서를 보거나 가끔 쿼리를 수행
  • Concurrent user licensing: 동시에 액세스할 수 있는 최대 사용자 수
  • Subscription-based licensing: 클라우드 시스템을 기반으로 호스팅된 ERP 시스템에 유저 접근 권한을 주는 것

 

• Database and other SW costs
  • number of simultaneous users that will log into the system 또는 필요한 데이터베이스 서버 수/유형을 기반으로 함
  • identify and access management( IAM) SW 에 더해 운영체제 소프트웨어를 구매할 필요가 있다.
    • IAM SW : unauthorized access or misuse방지.

• IT infrastructure costs and HW
  • 인프라 요소는 서버, 스토리지 시스템, 네트워크 요소, 와이어링, 쿨링, 파워링, 중복 방법 이 있다
  • HW-실행의 범위와 플랫폼의 다양성
  • HW 비용은 클라우드 컴퓨팅으로 없앨 수 있다.

• Implementation costs
  • 가장 많은 ERP 비용은 실제 SW의 실행에서 발생한다.
  • 해보기 전에 비용을 추산하는 것은 어렵다. 그러나 SW 라이센스의 다양한비용이 쓰여진다.
  • 서비스 : SW 비용은 3:1 정도.
  • 많은 기업이 구현 작업에 내부 리소스를 사용하는 비용을 과소평가한다. 그 비용 추정하기 위해 프로젝트 플래너는 full-time equivalents가 된다. → FTE : 수행된작업을 완료하기 위해 얼마나 많은 정규 직원이 필요한지에 대한 척도

• Maintenance and support costs
  • 일반적으로 erp 시스템 vendor는 SW contract value(계약 가격)18~25% 정도를 연간 유지보수비로 청구한다.

 

ERP life cycle - package selection

• 수백개의 선택지 중 회사의 요구에 잘 맞는 erp 시스템을 고르는게 목표다.

• best application은 many factors, including functionality, affordability, user-friendliness, customizability, and vendor support에 기반을 둔다.

• package selection 단계를 시작하기 전에, 조직은 ERP selection 팀을 만들어야 한다.
  • ERP selection team : ERP 솔루션 계획하고 패키지 고르는 팀

 

Requirements analysis

• Requirements analysis:: detailed analysis companies는 ERP 시스템에서 필요한 모든 기술적 운영적 기능을 파악함

• Technical requirements: security, customizability, ease of use, and compatibility with existing operating and DB 을 포함

• Operational(=functional) requirements: 어떤 비즈니스 프로세스들이 scope안에 있는지에 따른다.

• 요구사항 분석은 요구 서류를 포함한다.
  • requirements documents: 요구사항 분석 결과를 정의하고 프로세스 및 시스템 기능 포함하는 인쇄물

Market survey and short listing

• ERP 패키지를 고르기 전에., selection team은 시작조사를 해야한다.
  • masket survey(시장조사) 란? 어떤 벤더의 시스템이 잠재적으로 altenatives 한가
  • 팀의 중요한 기준에 따라 ERP 벤터의 후보를 좁힌다.
  
  
  • 요구사항 제안서 양식의 기초를 형성한다.
    • RFP :공급 업체 오퍼링을 모색하기 위한 요구사항을 상세히 걸명하는 공식문장
•  
• Request for proposal

demo day

• 데모데이에는 ERP vendor가 직접 방문해서 대화한다.

• 데모는 어떻게 SW가 구체적으로 회사의 요구를 충족하는지를 포함한다

• selection team은 must haves에 집중하도록 벤더에게 요청해야함. nice to haves 또는 bells and whistles(부가기능) 보다는

• 데모에서는 vanilla(=non-customized) SW를 사용하여 주요 비즈니스 프로세스를 살펴보는 것으로 구성

• 각 vendor는 데모를 다르게 짜는데, 팀은 Weighted score sheetr를 활용해야 한다.
  • Weighted score sheet : point 시스템과 결합된 중요한 선택 기준을 나타낸 체크리스트

Fit/Gap analysis

• fit/gap analysis는 회사의 비즈니스 요구사항과 검토중인 ERP 시스템이 제공하는 것 간의 비교를 위한 방법론

• fit은 ERP 시스템이 기능적으로 연결되는가에 관련이 있고

• gaps는 ERP 시스템과 회사가 기능적으로 요주하는 것 사이 괴리를 의미
  • 예를들어 패키지 a는 갭이 50, b는 15라면, a가 implementation과정에서 많은 문제를 일으킬 것이다.

 

Reference visits

• selection team은 reference visits을 위해 각 short-listed vendors(최종후보) 에 references를 요청할 수 있다. reference visits이란 selection 팀이 각각의 시스템을 비교할 수 있게 한다. → real world environment에서 구현된 것과 벤더의 sales team이 수행한 데모에서 확인한 내용 사이 비교

• 이때 selction 팀은 다른 회사의 counterparts와 솔직하게 이야기하고 시스템의 장점과 단점에 대한 통찰력을 얻을 수 있는 기회를 얻는다

 

 

Vendor negotiation (공급업체 협상)

• steering committee 와 legal department는 주로 ERP 시스템과 실행되는 서비스의 구매 협상 (negotiationg)을 담당한다.

• deal이 signed 되면, the costs of swithing becone prohibitive가 만만치 않아서 회사가 멈추므로, 모든 잠재적인 discount를 고려해야 함

• ERP 벤더와 resellers를 adversaries로 보지 말고 파트너로 보자. 좋은 딜의 중요한 단계다.

• clearly , openly하게 needs, budgets, challenges에 대해 커뮤니케이션하는 것은 win-win 하는 가장 좋은 방법이다.

 

Integration partner negotiation

• integration partner가 ERP 패키지를 선택하는 것과 회사의 산업에 풍부한 경험이 있는지 확인한다.

• standard하고 acceptable methodlogy를 사용하고, 이에 대한 경험이 있는지 확인

• 협상 후, statement of work 작성한다. 이것은 상호간에 합의된 vendor, integrator, customer의 책임과 역할을 명시적이고 명확히 나타낸다.

 

 

 

 

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Modern ERP Select, Implement, and Use Today's Advanced Business Systems - Third edition 정리